By On 12th January 2016

Die Art wie wir im täglichen Geschäftsleben miteinander kommunizieren hat großen Einfluss auf unseren Erfolg. Einer der größten Kommunikationskanäle ist die klassische E-Mail. Studien haben herausgefunden, dass du in etwa ein Viertel Deiner Zeit damit verbringst E-Mails zu lesen, zu schreiben und zu beantworten.

Lies unsere 8 Regeln, um peinliche Fehler zu vermeiden.

1. Richtiger Empfänger kontrollieren

Im Stress kann es passieren, dass man „michael.marquardt“ mit „michel.marquart“ verwechselt, was völlig verständlich ist. Wenn aber der vorgesehene Adressat der Kumpel aus dem Sportclub und der versehentliche Adressat der CEO Deines größten Kunden ist, dann wird es unangenehm. Also immer doppelt kontrollieren, wem Du die E-Mail schickst, bevor Du auf senden drückst.

2. Empfänger als Letztes hinzufügen

Die E-Mail ist halb fertig und beim nächsten Enter hängt Dein Finger leider einen Moment zu lange auf STRG und Du schickst die E-Mail ab bevor sie fertig ist? Klassiker. Gib immer den Empfänger als letztes ein, um so etwas zu vermeiden.

3. Vorsicht ist bei Humor geboten

Humor ist oft sehr abhängig von Gesichtsausdrücken oder Intonation. Dazu kennt Dich der Empfänger wohl weniger als Deine Freunde. So kommt es vor, dass lustig gemeintes dann oft nur schräg rüberkommt. Bleib lieber sachlich.

4. Sparsam im Umgang mit Ausrufezeichen

Ausrufezeichen sind ein Ausdruck von Aufgeregtheit und Emotion. Emotion ist bei den meisten sachlichen E-Mail eher fehl am Platz, vermeide daher den überschüssigen Gebrauch von Ausrufezeichen.

5. Die Reply-all Falle

Reply-all ist vor allem in größeren Unternehmen ein ungern gesehener Gast. Niemand möchte irrelevante E-Mails bekommen, die das Postfach verstopfen. Denk bitte zweimal nach, bevor Du an alle antwortest und filter gegebenenfalls diejenigen raus, die nichts mehr mit dem Thema zu tun haben.

6. Nutze eine professionelle E-Mail Adresse

Selbst Deine persönliche E-Mail Adresse sollte klar und professionell sein und möglichst nur aus Deinem echten Namen oder dessen Akronym und dem Provider bestehen. Welchen Provider Du benutzt ist letzten Endes Geschmackssache, aber bibibloxberg1988@hotmail.com signalisiert sicherlich keine sonderlich seriöses Auftreten.

7. Benutze eine klare Betreffzeile

Menschen entscheiden sich oft anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen. Diese sollte klar und prägnant den Inhalt wiederspiegeln, wie beispielsweise: „Meeting heute um 15 Minuten verschoben“ oder „Projekt XYZ Strukturvorschlag“.

8. Vermeide Grammatik- und Rechtschreibfehler

Bevor Du die E-Mail verschickst, nimm Dir bitte die Zeit und lies Dir alles noch einmal in Ruhe durch. Nichts ist unprofessioneller als eine fehlerhafte E-Mail und manche Menschen legen auf diese Details größten Wert.

 

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