By On 7th January 2016

Steuerlich relevante Unterlagen sind aufzubewahren, das weiß jeder Geschäftsmann. Doch wie sieht es mit E-Mails aus? Sind diese steuerlich relevant? Muss ich diese aufbewahren und wenn, in welcher Form?                                

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Wer ist von der Aufbewahrungsfrist betroffen?                                                                                                                   Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nur für Kaufleute. Privatpersonen sind davon nur in sehr abgeschwächter Form betroffen.

Was ist wie lange aufzubewahren?                                                                                                                                             Grundsätzlich unterscheidet der Gesetzesgeber drei Arten von steuerlich relevanten Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten:

– Buchungsdaten (z.B. die Jahresabschlüsse): zehn Jahre Aufbewahrungspflicht,                                                                 – Buchungsbelege (z.B. kontierte Rechnungen): zehn Jahre Aufbewahrungspflicht,                                                            – Handelsbriefe (alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen): sechs Jahre Aufbewahrungspflicht.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde. Was ist nun der Unterschied zwischen Buchungsbeleg und Handelsbrief? Handelsbrief ist alles, was im Rahmen eines Handelsgeschäftes ausgetauscht wird und somit auch eine Rechnung. Diese ist regelmäßig Grundlage für die Erfassung in der Buchhaltung, so dass Handelsbrief hier zum Buchungsbeleg wird und unter die zehnjährige Aufbewahrungspflicht fällt.

Wie ist aufzubewahren?                                                                                                                                                              Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Abschlüsse können alle Unterlagen auf einem Bildträger oder auf anderen Bildträgern aufbewahrt werden, soweit folgende Merkmale sichergestellt sind:

–  es muss eine bildliche Übereinstimmung mit dem Originalbeleg vorliegen,                                                                     –  es muss einen inhaltliche Übereinstimmung vorliegen, nachträgliche Veränderungen müssen somit ausgeschlossen sein,                                                                                                                                                                   – die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden.

Die E-Mail

Bei der E-Mail hängen die Pflichten vom Inhalt und ihrer Funktion ab. Es ist dabei zwischen zwei Arten von E-Mails zu unterscheiden:

1. Die E-Mail ist lediglich ein elektronischer Briefumschlag                                                                                                     Dies dürfte der Regelfall sein, bei dem die E-Mail nur dazu verwendet wird, um eine Rechnung als Anhang elektronisch zu übermitteln. Diese E-Mails müssen nicht aufbewahrt und auch keinem elektronischen Datenzugriff zugänglich gemacht werden, da es sich hier um ein reines „Transportmittel“ handelt.

2. Die E-Mail ist ein Handelsbrief an sich                                                                                                                                  Anders ist der Fall, wenn die E-Mails als Handels- und Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg fungieren. Diese sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig und müssen im Originalformat maschinell auswertbar sein. Dafür und um die Vollständigkeit sicherzustellen, sind die E-Mails mit einem unveränderbaren Index zu versehen.

Muss ich eine E-Mail ausdrucken?                                                                                                                              Gesetzlich nicht, der Ausdruck kann lediglich praktische Zwecke im Unternehmen erfüllen. Vollkommen überflüssig wird das spätestens, wenn Du Albus White Kunde wirst.

Kann ein Ausdruck eine E-Mail ersetzen?                                                                                                                             Nein, da der Druck den elektronischen Beleg nicht ersetzt. Die E-Mail ist im Originalformat auf einem Datenverarbeitungssystem vorzuhalten, das bei Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet.

Darf ich die E-Mails in ein anderes Format (z.B. pdf) umwandeln?                                                                                             Nein, da die maschinelle Auswertbarkeit eingeschränkt ist und der Inhalt der E-Mail unter Umständen verändert wird. Bei der Umwandlung in eine pdf-Datei gehen zum Beispiel die Informationen zum Absendezeitpunkt und dem Absender verloren.

Ich verwende für meine E-Mails eine Cloud-Lösung. Ist das zulässig?                                                                       Generell muss eine fälschungssichere und dauerhafte Speicherung sichergestellt sein, die nicht durch routinemäßiges Löschen oder das Überschreiten von Speicherkapazitäten eingeschränkt wird. Die zentrale Erfassung, Verwaltung und Archivierung ist bei Serverlösungen in der Regel sichergestellt, die Speicherkapazität hängt jedoch stark vom Anbieter ab. Zudem können datenschutzrechtliche Probleme entstehen, wenn das E-Mail-Konto von Mitarbeitern auch zur privaten Kommunikation verwendet werden darf.

Da steuerliche Unterlagen im Inland zu speichern sind, können Probleme auch aus dem Standort des Servers entstehen. Liegt dieser im Ausland, müssen ein lückenloser Online-Zugriff, der Download sowie die Verwendung im Inland sichergestellt sein. Selbst dann steht die Archivierung im Ausland unter dem Genehmigungsvorbehalt der Finanzbehörde. Unabhängig vom Anbieter des E-Mail-Service ist somit in jedem Fall eine separate Archivierung anzuraten.

Der Umgang mit E-Mails ist also deutlich unkomplizierter, als derzeit häufig in den Unternehmen praktiziert. Dennoch ist zu empfehlen, sich genau über die gesetzeskonforme Behandlung zu informieren, um im Falle der Betriebsprüfung  unangenehmen Überraschungen zu vermeiden.

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