By On 20th April 2016

Zugegeben, kein Unternehmer erwacht morgens aus einem schönen Traum von einer sauberen Buchhaltung und effizienten Finanzprozessen. Vielmehr geht es darum das Unternehmen schnell wachsen zu lassen und sich dabei den lästigen und administrativen Aufwand zu ersparen. Wer verbringt schon freiwillig Zeit damit, über Rechnungsstellung und Steuern nachzudenken? Erst wenn akute Probleme auftreten, beschäftigt sich der Unternehmer aus der Not geboren mit der Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Aber: Buchhaltung ist eine Kaskadenfunktion. Wenn der laufende Monat nicht sauber abgeschlossen ist, wird im folgenden Monat mehr zu tun sein. Das Problem wird sich vergrößern und die Kosten für die unsauberen Prozesse steigen exponentiell.

Einige Fehler gilt es daher von Anfang an zu vermeiden:

1. Falsche Integration der Buchhaltung

Was wird unter Integration verstanden? Integration bedeutet, dass Buchhaltung, wie Produktentwicklung und Marketing, Teil des Geschäftsprozesses ist und kein separater Bestandteil. Buchhaltung erfolgt nicht nur einmal monatlich oder einmal jährlich und ist keine ad-hoc Entscheidung.

Buchhaltung erfolgt täglich und die Mitarbeiter sind oft in den Prozess mit eingebunden. Allerdings liegt hier das Problem: Das Team hat keine Zeit zur Erledigung all dieser Dinge. Was ist dann zu tun?

Der Einsatz eines flexiblen Accounting-Systems, d.h. eine Software-Anwendung, die sich den Bedürfnissen des Unternehmens ohne größeren Aufwand anpasst. Eine Cloud-basierte Accounting-Software, wie beispielsweise One-Click von Addison bindet den Buchhalter mit ein. Die andere Möglichkeit sind Buchhaltungs-Services, die eine flexible Software direkt mit einem Buchhaltungs-Team kombinieren und so dem Unternehmer die meiste Arbeit abnehmen.

2. Kein Verständnis der Grundlagen

Sobald die Informationen und Daten vorliegen, sind die Grundlagen zu verstehen. Hier kann Euch natürlich ein Buchhaltungs-Service viel Arbeit abnehmen, aber letzten Endes gehört es zur Pflicht eines jeden Unternehmers, sich die Grundlagen zu erarbeiten.

Welche Basisdokumente sind beispielweise notwendig (Einkommensteuererklärungen, Bilanzen, Cash-Flow-Rechnungen)? Welchem Zweck dienen diese Dokumente? Welcher Unterschied besteht zwischen Cash (Barmittel) und Assets (Vermögenswerten)? Wie ist eine Bilanz zu lesen?

Sind diese Dokumente für ein junges Unternehmen überhaupt nützlich, und wenn nicht, was ist dann erforderlich?

Die Erarbeitung dieser Basis schafft dem Unternehmer nicht nur mehr Übersicht über sein Unternehmen, sondern bewahrt ihn auf vor kostspieligen Fehlern.

3. Schlecht gesetzte Zahlungskonditionen

Nicht selten sehen für einen Unternehmer die buchhalterischen Auswertungen hervorragend aus, nur um dann festzustellen, dass er faktisch insolvent ist. Ein klassisches Szenario, bei dem der Saldo einen Gewinn ausweist, doch das Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, die Rechnungen zu bezahlen.

Ein etabliertes Unternehmen kann Kunden Zahlungsbedingungen mit Zahlungsfristen von 30 Tagen einräumen, gerade als junges Unternehmen ist dies aber selten praktikabel. Ein gut geführtes Liquiditäts-Management ist hier essenziell.

Als grundlegende Faustregel gilt natürlich ein möglichst früher Zahlungseingang. Beispielsweise gewähren Abonnement-basierte Dienstleistungen (Zeitschriften, Software, Fitness-Mitgliedschaften) ihren Mitgliedern bei 1-jährigen Vorauszahlungen Rabatte mit dem Ziel einer Cashflow-Maximierung.

Bei zu zahlenden Rechnungen gilt generell, die Zahlung so lange wie möglich hinauszuschieben, sofern nicht bei schneller Zahlung ein wesentlicher Skonto eingeräumt wird.
Die Differenz zwischen dem Betrag, der im Voraus erhalten wird und den hinausgeschobenen Zahlungen kann zu Expandierungs- und Werbezwecken verwendet werden.

4. Keine Trennung von Unternehmensvermögen und persönlichem Vermögen

Nicht nur aus buchhalterischer, sondern auch psychologischer Sicht ist eine Trennung wichtig.

Geht es beispielsweise um Ausgaben von 10.000 Euro für eine professionelle Website, die aus eigener Tasche zu zahlen sind, wird die Mehrheit zu einer billigeren und weniger guten Lösung tendieren, die in absoluter Rechnung weniger Kunden brächte und damit als Investitionsrechnung schlechter wäre, als die teure Lösung. Durch ein separates Konto sind Unternehmen und das persönliche Vermögen besser zu trennen und eine rationalere Entscheidung möglich.

5. Falsche Finanzierung

Die Finanzierung des Unternehmens muss sehr genau auf die Bedürfnisse abgestimmt sein. Wie viel Kapital benötigt die Gesellschaft wirklich? Weder eine Über- noch Unterkapitalisierung ist zu vermeiden. Soll Eigenkapital oder Fremdkapital oder beides eingesetzt werden? Welche Finanzierungsart ist für das Unternehmen überhaupt relevant?

Hier gibt es verschiedene Angebote, sowohl auf der Fremdkapital Seite, als auch auf der Eigenkapital Seite – für weitere Informationen schau Dir unseren Post über Unternehmensfinanzierung an.

6. Keine oder schlechte finanzielle Planung

Einige Unternehmer mögen keine Finanzprognosen, da sie zeitaufwändig sind und im Papierkorb landen, sobald die Theorie in die Praxis umgesetzt wird. Allerdings muss man sich diesen Luxus leisten können, denn sind sie sind notwendig, da sie einen Gesamtüberblick über das Unternehmen und die Faktoren, die auf es einwirken, geben. Möglicherweise übersehene Aspekte können durch Finanzprognosen aufgedeckt werden. Einfach gesagt: Ohne korrekte Zahlen sind auf Fakten basierende, rationale Entscheidungen nicht zu treffen.

7. Zu frühes In-Sourcing

Bei nicht vorhandenen, fachspezifischen Kenntnissen im Bereich Rechnungswesen sollte die Buchhaltung im Out-Sourcing-Verfahren erledigt werden.

Zwar sind beim In-Sourcing die Vorteile wie eine direkte Nähe zu den Zahlen und tiefe Einblicke nicht von der Hand zu weisen, auf der anderen Seite sind eingestellte Buchhalter in Teilzeit meist nicht unter 500 Euro pro Monat zu haben, es gibt keine direkte Qualitätskontrolle (was beim Jahresabschluss durch den Steuerberater hohe Mehrkosten verursachen kann) und die Abläufe im Unternehmen aufzusetzen und zu kontrollieren verursacht zusätzliche Komplexität und Zeitaufwand – Zeit die der Unternehmer an anderer Stelle verwenden sollte.

Share the joy