Belegtransfer

  1. Muss ich meine Belege vorsortieren?
    Nein – wir sortieren alle Belege für Dich. Alles wofür Du Sorge tragen musst, ist, dass Du uns deine Belege vollständig einreichst, damit wir die Buchhaltung pünktlich für Eich erledigen können.
  2. Muss ich meine Belege vorkontieren?
    Nein – Du musst uns nur Deine Belege geben, alle Buchungen machen wir für Dich. Wenn Du aber eine spezifische Idee hast in welches Konto du welchen Beleg gebucht haben möchtest, kannst Du uns das über die Textbox beim Upload auch ganz einfach mitteilen.
  3. Wie liefere ich meine Belege an Albus White?
    Grundsätzlich kannst Du uns alle Belege per Drag & Drop in unser Dashboard im Dokumenten-Upload übertragen – egal ob Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, oder Bankbelege. Zusätzlich kannst Du Emails mit Belegen direkt an belege@albuswhite.com weiterleiten

Dokumentenmanagement

  1. Wie finde ich Dokumente wieder?
    Zum Einen bieten wir eine Suchfunktion an, mit der Du Dokumente nach Namen, Buchungstext, Kreditor und Debitor durchsuchen kannst. Zusätzlich kannst Du in den jeweiligen Monaten nachschauen und die Listen filtern. Klicke hierzu einfach auf die jeweilige Überschrift.
  2. Kann ich Dokumente extern verschicken?
    Ja – über den „Teilen“-Button bekommst Du einen externen Link, den Du auch mit Personen außerhalb des Dashboards teilen kannst. So kannst Du z.B. Deine Mitarbeiter Fragen, ob gewisse Rechnungen bereits bezahlt sind.

Mitarbeitermanagement

  1. Wie lege ich einen neuen Mitarbeiter an?
    Ganz einfach – In Deiner Mitarbeiterübersicht kannst Du per Klick einen neuen Mitarbeiter hinzufügen. Alles was wir brauchen sind Name, Email und Beschäftigungsart Deines neuen Mitarbeiters. Du kannst Dich dann zurücklehnen – wir übernehmen den Rest.
  2. Ich habe einen neuen Mitarbeiter angelegt – was passiert jetzt?
    Der Mitarbeiter bekommt jetzt von uns eine Email mit Zugang zur Registrierung. Sobald er diese abgeschlossen hat, erscheint er in Deiner Übersicht.
  3. Wie kann ich einen Mitarbeiter von der Gehaltsliste entfernen?
    Klicke einfach auf das Löschen-Symbol links in der Leiste. Natürlich wirst Du noch einmal nach einer Bestätigung gefragt.
  4. Ich möchte meinem Mitarbeiter einen Bonus zahlen – wie mache ich das?
    Bei der Freigabe für Lohn und Gehalt kannst Du Deinen Mitarbeitern ganz einfach einen Bonus oder andere Sonderzahlungen zukommen lassen. Einfach eine Sonderzahlungsart auswählen, Betrag eingeben und freigeben.
  5. Wie bekommen meine Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnung?
    Am Ende eines jeden Monats bekommen Deine Mitarbeiter eine Email, die sie daran erinnert, dass die neue Gehaltsabrechnung zur Verfügung steht. Diese können sie ganz einfach über ihren persönlichen Zugang abrufen, Du musst nichts tun!

Auswertungen und Reporting

  1. Bietet Albus White auch Kostenstellen-Auswertungen an?
    Ja – momentan kannst Du uns über das Texteingabefeld mitteilen in welche Kostenstelle der Beleg gebucht werden soll. Wir arbeiten auch gerade an einem Modul, mit dem Du das schneller abwickeln kannst und eine bessere Übersicht bekommst.
  2. Kann ich meine eigenen Konten in der BWA definieren?
    Ja – entweder Du nutzt vorgefertigte Kontenrahmen, oder Du definierst mit uns voll-flexibel, welche Konten Du gerne in der BWA abgebildet hättest.
  3. Wie transparent ist der Service?
    Anders als alle anderen Anbieter, bieten wir 100% Transparenz über unsere Buchungen, das heisst Du kannst jede einzelne Buchung, die wir für Dich gemacht haben bis auf den Beleg nachvollziehen.
  4. Manche Konten werden mir in der BWA nicht angezeigt – was ist passiert?
    Um Dein Reporting möglichst übersichtlich zu halten, zeigen wir Konten in denen über den Gesamtzeitraum bisher keine Buchungen verzeichnet sind nicht an. Sobald hier aber ein Aufwand anfällt, wird das Konto selbstverständlich in Deiner BWA abgebildet.

Service

  1. Ich möchte zu Albus White wechseln, wie hoch ist der Aufwand beim Wechsel?
    Sehr gering – alles was Du benötigst ist der Datenexport von Deinem alten Buchhalter, Steuerberater oder aus Deiner Software. Sprich uns einfach an, wir koordinieren das gerne für Dich.
  2. Kann ich auch nur die Lohnbuchhaltung oder nur die Finanzbuchhaltung zu Albus White geben?
    Ja – Du kannst gerne nur einen der beiden Services nutzen, allerdings empfehlen wir meist beides bei einem Anbieter erledigen zu lassen, um den Koordinationsaufwand auf Deiner Seite gering zu halten.
  3. Gibt es bei Albus White eine Mindestvertragslaufzeit?
    Nein – Wenn Du aus irgendeinem Grund wechseln möchtest, kannst Du das jederzeit zum Monatsende tun.
  4. Sind die Daten von Albus White auch in andere Systeme exportierbar?
    Ja – beim Datenformat halten wir uns immer an den Industriestandard und sind beim Transfer voll kompatibel.
  5. Wie persönlich ist Euer Service?
    Sehr persönlich – Du bekommst als Kunde von uns Deinen persönlichen Buchhalter zugewiesen, an den Du Dich jederzeit wenden kannst. Dein Buchhalter kennt Dein Unternehmen und ist auch für Dich da, wenn es mal hektisch wird.
  6. Erledigt ihr auch die Buchhaltung für zurückliegende Monate?
    Ja – falls Du mit Deiner Buchhaltung die letzten Monate nicht hinterhergekommen bist, sprich uns einfach beim Onboarding an. Wir erledigen das gerne für Dich!

System

  1. Haben Mitarbeiter Zugriff auf die Finanzdaten?
    Nein, es sei denn Du gewährst Ihnen den Zugang. Für weitere Zugänge siehe unten.
  2. Welche Zugänge gibt es?
    Generell gibt es drei Benutzer: Manager, Mitarbeiter und Investoren. Der Manager-Zugang sieht alle Auswertungen bis ins kleinste Detail und kann Dokumente hochladen und alle Dokumente einsehen. Der Investoren-Zugang sieht nur die Auswertungen, kann aber nicht ins Detail gehen und keine Dokumente einsehen. Der Mitarbeiter Account hat nur Zugriff auf seine jeweiligen Mitarbeiter-Stammdaten, das Spesenabrechnungsformular und seine Gehaltsabrechnung.